FDA 2025医疗器械提交电子副本（eCopy）计划行业与 FDA 工作人员指南（eCopy Program for Medical Device Submissions Guidance for Industry and Food and Drug Administration Staff）-附下载

2025 年 12月 3日，美国食品药品监督管理局（FDA）正式发布了更新后的《医疗器械提交电子副本（eCopy）计划行业与 FDA 工作人员指南》。该指南取代了 2020 年 4 月 27 日的旧版内容，进一步明确了 eCopy 提交的技术标准、适用范围及流程要求，旨在通过标准化电子提交流程提升医疗器械注册评审效率。对于医疗器械企业、申办者及相关从业者而言，精准把握新版指南的核心要求是确保提交材料顺利通过审核、避免格式滞留的关键。本文将从指南核心变化、合规要求、实操技巧三个维度展开解读，助力行业合规高效完成提交工作。

一、指南核心定位与更新背景

FDA 推行 eCopy 计划的法律依据源于《联邦食品、药品和化妆品法案》（FD&C Act）第 745A (b) 条，该条款要求特定类型的医疗器械提交材料需以电子形式提交。eCopy 作为 eSTAR 全电子提交计划全面落地前的过渡方案，与 CDRH Portal（器械与辐射健康中心门户）、ESG NextGen（新一代电子提交网关）配合使用，旨在减少纸质材料的传递、处理与维护成本，让评审人员更及时地获取提交内容。

2025 版指南的核心更新亮点包括：

1. 明确了 eCopy 与 eSTAR 计划的衔接规则，强调已纳入 eSTAR 的提交类型不再适用 eCopy 要求；
2. 优化了技术标准以适配现代电子文件格式，如支持 HEVC 视频压缩格式、明确了更大容量提交的处理方式；
3. 细化了 CBER（生物制品评价与研究中心）监管器械的提交路径，补充了 ESG NextGen 的使用指引；
4. 完善了格式滞留（format hold）的处理流程，明确了替换 eCopy 的提交要求与时限。

需要特别注意的是，本指南包含具有约束力的条款（以 “必须”“要求” 等词汇标识）和非强制性建议（以 “应”“建议” 标识）。其中，技术标准、豁免条件等法定要求对企业具有约束力，而书签设置、文件命名技巧等属于推荐性内容，企业可在满足法规要求的前提下灵活调整。

二、eCopy 提交的核心合规要求

（一）适用范围：哪些提交类型必须提供 eCopy？

根据指南第 III 部分规定，以下提交类型（除非已通过 eSTAR 计划提交）必须提供 eCopy，包括原始提交、补充材料、修订版及报告（含年度报告、上市后报告等）：

• 上市前通知（510 (k)）；
• De Novo 分类请求（自动 III 类指定评估）；
• 上市前批准申请（PMA）及过渡性 PMA，含各类补充材料（如 180 天补充、生产场地变更补充等）；
• 模块化 PMA、产品开发协议（PDP）；
• 研究性器械豁免（IDE）申请，含原始申请、报告及补充材料（部分豁免类型除外）；
• 人道主义器械豁免（HDE）申请及各类补充材料；
• 紧急使用授权（EUA）（虽属豁免类型，但鼓励电子提交）；
• CBER 监管的特定生物制品相关 IND（研究性新药申请）和 BLA（生物制品许可申请），如用于输血传播疾病筛查的器械；
• 预提交（Pre-Submissions）。

豁免与自愿提交类型：

• 豁免类型：IDE 扩展使用 / 同情使用申请及报告、IDE 不良事件报告、所有 EUA；
• 自愿提交类型：主访问文件（MAFs）、513 (g) 信息请求、CLIA 分类请求及豁免申请，此类提交若选择提供 eCopy，需符合相同技术标准。

（二）技术标准：eCopy 的 “及格线” 是什么？

指南附件 1 详细规定了 eCopy 的技术标准，未满足以下要求的提交将被置于格式滞留状态，评审时钟不会启动：

1. 文件格式与结构
   • 核心文件格式为 PDF，优先通过源文档（如 Word）直接转换生成（确保文本可搜索），扫描件需进行光学字符识别（OCR）处理；
   • 支持两种结构：小型提交推荐非卷式结构（PDF 直接置于根目录），大型 / 复杂提交推荐卷式结构（按 “VOL_001_描述性名称” 命名文件夹，每个卷内 PDF 重新从 001_编号）；
   • 非 PDF 文件（如统计数据、视频、医学影像）需压缩为 ZIP 文件，分别放入根目录下的 “STATISTICAL DATA” 或 “MISC FILES” 文件夹，文件夹名称需精确匹配（不区分大小写）。
2. 命名规则
   • PDF 文件：采用 “xxx_描述性名称” 格式，前缀为 3 位连续非重复数字（如 001_、002_），描述性名称需清晰反映内容，长度不超过 125 字符，禁止使用波浪号、星号、冒号等特殊字符及非英文字母；
   • 卷式文件夹：前缀为 “VOL_xxx”（xxx 为连续数字），可添加描述性名称（如 VOL_003_非临床证据）；
   • 替换 eCopy 需明确标注 “replacement eCopy”，并包含完整提交编号。
3. 技术参数
   • 单 PDF 文件大小不超过 50MB，总提交包建议不超过 4GB（CDRH Portal 提交需小于 4GB，超量需邮寄）；
   • 字体推荐使用 Times New Roman、Arial 等常见字体，字号不小于 12 号，优先黑色字体（超链接可使用蓝色）；
   • 禁止 PDF 包含密码保护，不建议添加嵌入式附件（可能导致评审遗漏），鼓励使用书签和超链接提升导航效率。

（三）提交与处理流程

1. 提交方式：优先通过 CDRH Portal（CDRH 监管器械）或 ESG NextGen（CBER 监管器械）在线提交；邮寄提交需将 eCopy 存储在 CD、DVD 或 U 盘，附带签署的封面信，寄送至对应中心的文档控制中心（DCC）。
2. 格式验证：提交前需使用 FDA 免费提供的 “eCopy Validation Module” 工具验证格式，工具将自动检测是否符合所有技术标准并提示错误。
3. 格式滞留处理：收到滞留通知后，需在 180 天内提交完整的替换 eCopy（含签署的封面信），不可仅提交修正文件；替换后仍需通过格式验证，否则将再次滞留。

三、实操避坑指南：提升提交成功率的关键技巧

1. 工具善用：推荐使用 FDA 提供的 eSubmitter-eCopies 工具创建 eCopy，该工具可自动生成符合要求的文件结构和前缀，避免手动命名错误；提交前务必用验证工具检测 U 盘 / 光盘中的最终版本，排除隐藏文件或格式问题。
2. 文件制备细节：
   • 源文档转换 PDF 后，务必测试书签和超链接的有效性，确保跨文件链接使用相对路径；
   • 扫描件需去除水印（如 “DRAFT”），测试灰度打印效果，避免浅色文字影响可读性；
   • 视频文件优先采用 HEVC 压缩格式，超高清视频仅在评审必需时提供，避免不必要的大容量文件。
3. 特殊场景处理：
   • 捆绑提交（bundled submission）需包含一份统一的签署封面信，明确列出所有捆绑的提交编号、产品名称及型号；
   • 代理提交（如律所、咨询机构）需确保 eCopy 符合技术标准，提交方需提供自身的封面信；
   • 豁免类型提交若收到格式滞留通知，可选择提交纸质版替代替换 eCopy。
4. 时限管理：新提交收到格式滞留通知后，需在 180 天内响应，否则可能被视为撤回；针对评审意见的回复需预留邮寄和处理时间，建议优先使用在线提交渠道缩短周期。

四、常见问题解答

1. Q：eCopy 是否会增加提交材料的内容要求？A：不会。eCopy 仅改变提交形式，不影响提交材料的类型和数量，企业仍需按照 CDRH 或 CBER 的专项指南准备内容。
2. Q：非英语文件能否提交？A：指南未禁止非英语文件，但 PDF 命名需使用英文字母，且提交材料需符合 FDA 关于语言的通用要求（通常需提供英文翻译）。
3. Q：替换 eCopy 时，是否需要重新提交之前的有效文件？A：需要。替换 eCopy 需包含该次提交的完整内容，不可仅提交修正部分，确保评审人员获取完整文件包。

结语

2025 版 FDA eCopy 指南的发布，标志着医疗器械电子提交流程向更标准化、高效化迈进。对于企业而言，合规提交的核心在于：精准匹配适用范围、严格遵循技术标准、善用官方工具验证、合理规划提交时限。建议企业建立专门的 eCopy 制备与审核流程，结合指南附件中的示例（如非卷式 / 卷式结构示例、文件命名示例）开展实操训练，必要时可通过指南提供的联系方式（CDRH：240-402-3717；CBER：800-835-4709）咨询具体问题。

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